API- & Systemintegration: Ihre Software verbinden

// Für wen ist Systemintegration gedacht?

Systemintegration ist für Unternehmen gedacht, die dieselben Informationen von Hand in mehrere Programme eintragen oder täglich Stunden damit verbringen, Daten zwischen ihnen hin- und herzutragen. Manuelle Übertragung kostet nicht nur Zeit, sondern Genauigkeit: falsche Bestände, fehlende Rechnungen, verspätete Lieferungen. Bieten die Programme bereits APIs, wird die Verbindung einmal geschrieben und läuft danach jahrelang von selbst. Wenn Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vorkommt, sind Sie hier richtig.

• Bestellungen werden jeden Tag von Hand in die Buchhaltung eingetippt
• Anfragen aus dem Webformular werden ins CRM kopiert und manche gehen verloren
• Der Lagerbestand liegt an drei Stellen: im Shop, in der Lagersoftware und auf dem Marktplatz
• Zwei Programme wurden als „integriert" verkauft, laufen aber in Wahrheit über Tabellen-Export und -Import

Wir wenden dieselbe Methode auf einen Kleinbetrieb mit zwei Programmen und auf einen Hersteller mit acht Systemen an; nur die Anzahl der Verbindungen und das Datenvolumen ändern sich.

// Was ist enthalten und was nicht

Das Projekt läuft pro Verbindung; jede Verbindung wird einzeln analysiert und kalkuliert. Die Tabelle unten listet Zeile für Zeile auf, was ein Standardprojekt enthält und was außen vor bleibt. Die zu verbindenden Programme müssen eine API anbieten; für Programme ohne API wird eine dateibasierte Alternative bewertet, und diese Grenze steht klar im Angebot und ändert sich nicht.

Braucht die Verbindung eine neue Anwendung, ist das unter Webanwendungsentwicklung beschrieben; Verbindungen auf WordPress- und WooCommerce-Seite gehören zur individuellen WordPress-Entwicklung.

// Wie läuft es ab und wie lange dauert es?

Eine einfache einseitige Verbindung dauert 1 bis 2 Wochen, eine bidirektionale Verbindung mit vielen Feldern 3 bis 5 Wochen; die Dauer steht pro Verbindung im Analysebericht. Die Verbindung wird zuerst im Staging mit Beispieldaten getestet, dann einige Tage parallel mit echten Daten betrieben; sie geht erst live, wenn sie verifiziert ist. Die Fehlerbehebung ist 60 Tage nach der Übergabe garantiert.

// Wie wird der Preis bestimmt?

Drei Variablen bestimmen den Preis: die Anzahl der Verbindungen, die Richtung (einseitig oder bidirektional) und die Anzahl der Datenfelder. Eine einseitige Verbindung mit 5 Feldern vom Webformular ins CRM und eine bidirektionale Verbindung mit 40 Feldern zwischen E-Commerce, Buchhaltung und Versanddienstleister bedeuten nicht denselben Aufwand, deshalb erstellen wir das Angebot auf Basis des Analyseberichts statt einer festen Preisliste. Die Analyse ist kostenlos, und nach Freigabe der Mapping-Tabelle steht das Angebot fest.

Stellt sich heraus, dass die API eines Programms unvollständig ist, legen wir den alternativen Weg und dessen Kosten schriftlich vor; ohne Freigabe geht nichts weiter. Die Zahlung wird auf die Lieferstufen aufgeteilt. Code und Zugangsdaten gehören Ihnen.

// Ergebnisse, die wir geliefert haben

Die drei folgenden Fälle stehen für unterschiedliche Verbindungstypen. Kundennamen nennen wir ohne Erlaubnis nicht, deshalb stehen hier Branche und Größenordnung; die Zahlen stammen aus dem Überwachungspanel und den Messungen der Kunden. Alle drei Verbindungen wurden von Zep Bilisim vor dem Go-live im Parallelbetrieb verifiziert und mit einem Überwachungspanel übergeben.

• Großhändler, Lagersoftware mit WooCommerce — Eine bidirektionale Bestand- und Bestellverbindung; 2 Stunden tägliche manuelle Eingabe entfielen, und Stornierungen wegen Bestandsabweichungen sanken von 7 % auf null
• Versicherungsagentur, Webformular mit CRM — Anträge landen sofort im CRM und werden einem Betreuer zugewiesen; verlorene Anträge gehören der Vergangenheit an, und die Erstreaktion sank von 1 Tag auf 2 Stunden
• Hersteller, Buchhaltung mit E-Commerce und Versanddienstleister — Bestellungen werden automatisch fakturiert und Versandetiketten erzeugt; die Bearbeitung von 1.200 Bestellungen im Monat ging von 3 Personen auf 1 zurück

Dass zwei Programme „integriert" sind, heißt nicht, dass man aus dem einen eine Tabelle herunterlädt und in das andere hochlädt. Echte Integration läuft, während Sie schlafen, und meldet sich, wenn sie ausfällt.

// Das Team hinter der Arbeit

Das Projekt leitet Caner Zep Çelik, Gründer von Zep Bilisim. Als Gründer und technischer Berater beschäftigt er sich seit 2020 mit API-Integrationen, Softwarearchitektur und Webentwicklung und war an mehr als 100 Projekten beteiligt. Analyse, Daten-Mapping und den Entwurf der Fehlerbehandlung übernimmt er selbst und gibt die Arbeit nicht nach außen.

Das technische Dokument schreibt dieselbe Person: die Architektur der Verbindung, die Mapping-Tabelle, das Vorgehen im Fehlerfall und den Aufbewahrungsort der Zugangsschlüssel. Mit dem Dokument kann später auch ein anderes Team die Verbindung warten.

// Wann wird sie nicht gebraucht?

Besteht zwischen den beiden Programmen bereits eine offizielle, funktionierende Integration, ist ein Neuschreiben überflüssig; wir sagen das in der Analyse offen und empfehlen, die vorhandene Verbindung richtig zu konfigurieren. Werden nur wenige Datensätze im Monat übertragen und dauert die manuelle Eingabe 10 Minuten, rechnet sich eine Integration nicht; das sagen wir auch im Gespräch.

Bietet eines der Programme weder eine API noch einen Dateitransfer, lässt sich keine Verbindung bauen; in diesem Fall wird ein Programmwechsel bewertet, und wir richten die Reihenfolge entsprechend aus.

Die API Security Top 10 der OWASP listen aus unabhängiger Quelle die Sicherheitsrisiken auf, die wir in jeder Verbindung prüfen; unser Teststadium baut darauf auf.

// Häufig gestellte Fragen